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票据电子化“加速” 美云智数电子档案管理系统助推企业无纸化进程

  • 分类:公司新闻

  • 来源:

  • 发布时间:2021-04-15

中国是全球纸品产销大国,造纸总产量和消费量位居世界首位,近10年纸浆进口占世界贸易总进口量的1/3。在国家 “绿色环保”政策牵引下,加上信息技术、数字经济快速发展,众多企业在“无纸化办公”进程中积极探索。

就电子发票而言,自2013年中国首张电子发票开具以来,便进入“加速时代”,2019年开具电子发票数达100.5亿张,约为2018年的3倍。这意味着档案管理工作电子化,已是大势所趋。

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图片来自网络

美云智数基于电子信息安全性、公开性、完整性的管理需求,集成上下游核心生态系统,搭建专业化的“电子档案管理系统”,通过库位管理、归档、调档、盘点、考核、销毁等全流程的数字化管理提供支撑,以实现会计凭证、合同、报表等各类档案资料的全覆盖,建立电子档案生命周期管理体系与监督追踪体系。

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对信息化程度较高的企业,电子档案系统将业务系统与档案系统相互连通,实现数据自动汇集;对信息化程度较低的企业,将手工导入与系统相结合,最大程度释放手工工作量,实现贴合企业现状的档案落地方案。

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档案管理员通过电子档案系统“档案装订”与“档案上架”功能,在企业在未全面实现会计档案电子化前,将实物档案与电子档案双轨运行。

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电子档案系统精准定位档案信息变更、附件更新、借阅归还记录,对每一条的档案精准追溯,实现档案全生命周期管理。

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针对已归档的档案,电子档案系统每一个数据修改调整场景均可配置业务审批流程,实现对档案的标准化、流程化、透明化管控。

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企业通过档案管理系统的“档案盘点”模块,对档案库实物进行盘点,并根据盘点结果生成盘点报告以及发起档案变更、流程更新操作。

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电子档案系统可以根据业态定义档案类别,自定义归档字段与保管期限,并且兼容企业未来业务拓展新增的档案类型。

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灵活配置权限维度,根据不同的权限维度进行数据管控。满足档案查询、接收差异、借阅归还明细报表,助力管理者掌握核心管理数据。

自去年9月“开展电子专票试点”至今,围绕着增值税电子发票,全国29个省(自治区、直辖市)开展了财政电子票据改革,覆盖医疗、非税、捐赠等所有票据种类。财政部新规,自2021年1月1日起,相关单位可以直接使用财政电子票据进行财务入账和档案管理。“电子档案管理系统”逐步被广泛应用,已成定局。美云智数将进一步保障电子信息安全有效,简化财务工作流程,助推企业会计档案“无纸化”进程。



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