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“无纸化时代” 财务会计档案电子化管理如何落地?

  • 分类:财务

  • 来源:

  • 发布时间:2020-06-26

据统计,全球500强企业中,90%以上已经实施或计划实施财务共享服务,其中国内企业中,已有62家完成财务共享中心建设,约占48%。随着企业信息化水平和精细化管理程度的提升,会计档案存储数量激增,企业对会计档案管理的成本效率以及安全性提出更高要求,而在财务共享中心建设过程中,建设档案管理中心亦是关键的一环,实现合同、对账单、发票等会计档案的集中归档。


档案电子化:时也,势也!

《电子商务“十三五”发展规划》要求,十三五期间“要加快企业电子档案管理制度及平台建设,推进电子档案管理,发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”;同时,财政部印发的《会计档案管理办法》颁布施行,将电子会计档案纳入会计档案范围。信息化时代,电子档案管理势在必行,2020年以来相关政策频出:


  • 1月8日:国家税务总局《关于增值税发票综合服务平台等事项的公告国家税务总局公告》

  • 2月27日:国家税务总局《关于开展2020年“便民办税春风行动”的意见》

  • 3月23日:财政部会计司《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》


尤其是疫情期间,优化和拓展“非接触式”电子凭证的必要性更为凸显,而当下企业会计档案管理工作面临困扰:


  • 会计档案量大,会计凭证、合同、报告等材料多;

  • 流程管理体系未拉通,不利档案整体管理;

  • 没有纸质档案与电子的索引关系,查阅繁琐困难;

  • 无监督、易丢失、被篡改损毁,无法保证完整性。

在归档过程中,对于档案移交、上架、盘点、销毁等,企业如何实现高效在线管理呢?解决方案,详见下文。


档案系统体系:财务“云”端化

云计算、云共享等技术愈发成熟,加速企业会计管理信息化进程,如何在“无纸化时代”云领风骚?!财务云档案管理系统的出现,恰是市场大浪淘沙后的一粒“金子”。

财务云档案管理系统灵活对接企业前端业务系统,实现财务档案与业务环节拉通,档案自动采集,且电子档与实物档保持信息一致。除了作为独立系统的解决方案,还可以与财务共享中心结合,形成综合解决方案,互补增强。

 涵盖全流程资源

电子会计档案管理涵盖的业务范围完整,档案种类全面,诸如凭证类、发票类、合同类、回单类、证照类、报告类、收据类、报告类……


 管理全生命周期

制定完善的财务档案管理制度,采用流程化方式对会计电子档案实施统一、规范、自动化管理。管理流程覆盖会计档案整个生命周期,主要包括档案收集、装订、保管、调档(借阅、转移、变更等)、统计、销毁等关键环节。


  库位管理精细、高效

灵活根据档案库配置库位,呈现详细的库位信息,支持打印册号,并通过扫码枪批量扫描已移交档案册以进行快速录信息,批量入库上架。


 权责清晰、安全可控

系统内置审批流程配置可根据具体业务自定义流程、审批权限等,归还、接收自动待办提醒,且支持与个人信用管理模块结合,可配置相应的奖惩措施;同时通过查询档案或档案册详情,了解详细变更记录,保障调档过程可溯。


另外,针对用户、部门及岗位进行严密的权限控制,合理分配档案管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作权限,避免管理漏洞,杜绝信息泄露,强化安全性。


 扫码盘点、自动生成报告

企业发起盘点计划后,根据盘点条件统计并自动生成盘点清单;盘点过程扫码录入,自动生成差异单和盘点报告。

 销毁流程严谨、规范

当档案到了保管期限,系统自动发送提醒档案管理员,并自动进入待销毁阶段。当管理员批量选择待销毁档案后形成清单,待审批通过后,线上无法查阅已废弃电子档案,线下纸质档案下架,规范管理销毁操作。

 

通过财务云档案管理系统,会计和审计人员根据少量信息查询,就能全部调研、显现整个业务链所产生的所有档案,不仅改变传统会计凭证打印和归档过程中的低效、大量工作外,还极大地改善了审计查档和调档的便利性。


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